Compete a secretaria da Escola, observadas as normas e procedimentos estabelecidos pelos órgãos competentes do sistema, assegurar a legalidade, a regularidade e a autenticidade da vida acadêmica do aluno.

O secretário escolar juntamente com os técnicos - administrativos educacionais são os responsáveis pelos procedimentos de escrituração escolar e de arquivos garantindo a fidelidade dos registros relativos à vida escolar do estabelecimento e de cada aluno.

Os documentos que registram a vida acadêmica do aluno são:

- Ficha de matricula;
- Boletim escolar;
- Relatório descritivo de desempenho;
- Ficha individual;
- Atas dos resultados finais;
- Declaração de escolaridade;
- Histórico escolar;
- Certificados de conclusão do Ensino Médio

Os documentos que registram a vida do Estabelecimento de Ensino são:

- Regimento Interno Escolar;
- Projeto Político Pedagógico – PPP;
- Plano de Desenvolvimento da Escola – PDE;
- Matriz curricular;
- Calendário escolar;
- Quadro de distribuição de alunos por turmas, series e etapas;
- Quadro dos profissionais da educação básica;
- Projetos específicos e especiais;
- Prestação de contas;
- Livros de escrituração;
- Documentos do CDCE
- Documentos dos profissionais da educação.

O arquivo dos documentos escolares, desta unidade escolar observará as seguintes modalidades:

- O próprio documento no original ou fotocópia autenticada fazem parte do arquivo vivo ou de movimento, para pronta consulta e escrituração. Quando concluída a escrituração pela conclusão de curso, transferência de matrícula ou abandono de curso os documentos farão parte do arquivo morto ou Permanente.
- Em CD Rom obtido de forma gradativa por sistema computadorizado e que pelo reduzido espaço que ocupa no arquivo, condições especiais de armazenamento e facilidade de consulta e reprodução, será sempre da modalidade de arquivos Vivo ou de Movimento.

A pessoa responsável pelo manuseio e reprodução dos documentos arquivados é o Secretario da Unidade Escolar, pessoalmente ou outra pessoa habilitada, por ele autorizada, sob a supervisão do diretor.

As provas parciais e os exames finais são registrados em atas, com o nome do aluno, sua assinatura, a data de realização da prova ou exame, a disciplina, período e a avaliação em graus numéricos e alfabéticos por extenso, com a assinatura do professor, visadas pelo Chefe do Departamento ou autoridade equivalente, e do Diretor da Unidade Escolar, conforme modelo a este apensado, reunidas as atas em pastas, por curso, período letivo e ano de realização da avaliação.

Os livros de ata dos órgãos colegiados, texto de estatuto ou regimento, resolução e normas regimentais “currículum vitae” dos docentes e demais documentos que possam ser encadernadas ou arquivados em pastas, facilmente identificáveis, não precisam passar pelo processo de microfilmagem ou computação, desde que passam ser localizados com facilidade. A escola mantém os livros atualizados nos quais constatam o termo de abertura e de encerramento com as folhas numeradas. Os espaços em branco dos livros são inutilizados, e os mesmos não podem conter rasuras e imperfeições.

O acesso aos documentos referentes à vida escolar do aluno, dos profissionais da educação e do estabelecimento, é restrito aos técnicos administrativos da secretaria da escola e a direção. Assim como é de responsabilidade do secretario e dos técnicos administrativos a organização e atualização dos arquivos, a escrituração, a expedição e solicitação de documentos;

Todos os documentos expedidos pela escola são carimbados e assinados pelo diretor e secretário, ou ainda pelo presidente do CDCE, os quais são responsáveis pela veracidade das informações.

O Poder Publico, através do MEC para o Sistema Federal e dos Órgãos Próprios do sistema Estadual e Municipal, mediante prévia identificação do seu representante, tem acesso aos arquivos escolares para verificar a regularidade dos registros.